¿Cómo llevar contabilidad sin necesidad de ser un experto?

Muchos independientes preocupados por la administración efectiva de sus negocios o autoempleos se me acercan diariamente y  me indagan sobre el tema; he decidido hacer esta publicación con el fin de ayudarles de forma útil y eficaz para tratar de responder a su agigantada duda, por supuesto la publicación no solo va para ellos, sino también para ti estudiante, emprendedor y/o empresario que has tomado la bandera de desarrollar tu idea, proyecto, plan o startup en el mercado.

La contabilidad es más que una obligación en materia legal como muchos la han concebido, los que conocemos sobre el tema financiero, somos testigos directos del valor intrínseco que tiene administrar un negocio teniendo como base criterios financieros, dicho de otra manera desde mi perspectiva no concibo la idea de liderar cualquier negocio sin apropiarme de bases contables y financieras para la toma de decisiones, es por eso que sin necesidad de ser un experto en el tema  puedes adoptar las siguientes prácticas para el desarrollo de tu sistema de información contable: (Observa con atención)

1. Contabiliza todas las operaciones del día:

Esto te permitirá registrar los ingresos diarios y llevar la cuenta de todos los gastos, como compras a proveedores, rentas, consumo de servicios y demás. Utiliza un formato tipo tres columnas donde detalles el número de orden, concepto, y Valor de la operación. (Puedes solicitarme uno aquí)

2. Balance de resultados: 

Al final del día, o de cada semana puedes hacer una medición de cuánto fue el total de ingresos y de gastos. Para esto, es prudente que establezcas un orden en el lugar donde consignas la información, en donde se especifique en una columna, los ingresos, (ventas), y los egresos (gastos y pagos). De este modo, el último día hábil del mes puedes hacer el balance de resultados entre ingresos y egresos, llevando registro de las facturas o tickets emitidos, para poder contrastarlos fácilmente si fuera de necesidad. Recuerda siempre guardar como soporte los recibos.

3. Hoja de inventarios

Otra herramienta clave que puedes llevar en tu contabilidad es el inventario de productos e insumos. Para ello, puedes seguir el modelo de ingresos y egresos de dinero: anotas la cantidad ingresada (comprada) de cada producto y, en la columna conjunta anotas la cantidad de ese producto que va siendo vendido (al igual que el que se encuentre defectuoso). Así, a simple vista puedes saber cuántas unidades te quedan de cada cosa. Esto te beneficia en la medida que puedes hacer un balance de lo vendido y el dinero que ingresa, para establecer si cobraste todo lo vendido o no. Además, de prepararte y saber qué se vendió más, que se vendió menos y determinar los pedidos acorde a esto.

4. Hoja de Costos Fijos:

Otro aspecto importante es el control de los costos fijos que se utilizan en tu negocio, tales como los recibos del agua, de la luz, del teléfono, algún empleado, entre otros. Dichos servicios son consignados como costos fijos pues generalmente siempre están, y sirven para sentar un base promedio de sus gastos mensuales. (Algo clave que te ayudara a responder ¿Cuanto es lo mínimo que debo vender al mes? )

5. Efectivo:

Recuerde que siempre existen gastos menores y de urgencia, para lo cual usted siempre debe tener dinero en efectivo, que se manejará en la "caja menor" o para los autonomos generalmente la ubicada en el bolsillo, esta deberá tener un presupuesto designado y se debe administrar muy bien "Cuidado con los impulsos por emociones". Pero ten presente que este capital sólo se utiliza en caso de que tengas que comprar algo de emergencia o de alta prioridad, además de hacer pagos con cheques a los proveedores para no manejar mucho efectivo dentro del local. 

Esta sencilla administración del sistema contable te permitirá tomar decisiones asertivas en el giro de tus negocios, cuidarte y sacar provecho de beneficios en materia de impuestos, además de poder evaluar la gestión de tu propio manejo y el desempeño comercial que ha tenido tu empresa, cuida este habito y verás los resultados en muy poco tiempo.

Espero te haya sido útil esta publicación, no olvides compartirlo con tus homólogos en redes sociales ;) !